Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптационный чек-лист как инструмент мягкого введения в должность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пункты, собранные в чек-листе, — общие и охватывают аспекты, которые можно включить в адаптацию сотрудника. Выбирайте подходящие и не забывайте, что информацию стоит давать в электронном виде, чтоб она была под рукой и не потерялась.
Знакомство с коллективом и правила общения
Главная цель — помочь новому члену команды влиться в коллектив, для этого важно максимально описать атмосферу в команде:
- рассказать, кто и чем занимается;
- объяснить правила взаимодействия с руководством, коллегами и подчиненными — например, в компании принято давать обратную связь по задачам и хвалить за успехи;
- уведомить о конфиденциальности — например, суммы сделок запрещено обсуждать в коллективе и за пределами фирмы;
- перечислить важные праздники и традиции в команде.
Почему важна адаптация
Пренебрегая адаптацией, собственник или руководитель подразделения сталкивается со следующими ошибками:
- сотрудник, которому не рассказали особенности бизнес-процесса, организации, корпоративной этики, начнет создавать собственную схему качественной, по его мнению, работы; если эта схема окажется неверной, то руководителю придется не просто объяснять, «как надо», а переучивать работника; переобучение расходует время, средства, а также может ухудшить отношения с работником, который будет негативно реагировать на частые замечания и критику;
- без адаптации сотрудник потратит больше времени, чтобы самостоятельно разобраться в особенностях работы; его результаты будут в 2–3 раза ниже потенциала на протяжении нескольких месяцев;
- правильно организованная адаптация позволяет уменьшить переходный период, после чего сотруднику можно давать задачи и план, равные или близкие к планам других сотрудников.
Виды адаптации персонала
Адаптация бывает следующих видов:
- профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
- социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
- организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.
Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.
Сколько времени должен занять процесс адаптации?
Как уже упоминалось, нет строгих правил в отношении процесса адаптации. Тем не менее, важно быть тщательным во время этого процесса, чтобы максимизировать вовлеченность сотрудников и минимизировать текучесть кадров.
Во многих компаниях есть реферальный процесс, который длится всего месяц или несколько недель. Это заставляет новых сотрудников чувствовать себя перегруженными новыми обязанностями и оторванными от остальной части компании.
Чтобы у сотрудников были ресурсы, необходимые им для знакомства с компанией, внутреннего обучения и комфортного выполнения своей работы в соответствии с ожиданиями. Многие HR-специалисты рекомендуют, чтобы этот процесс занимал около 30, 60–90 дней плана адаптации, в то время как некоторые рекомендуют продлить его до года.
Зачем компаниям нужна адаптация
Вспомните свой первый день на любой работе. Скорее всего, вы были взволнованы и нервничали. Если вы не получаете достаточного внимания и инструкций в первые дни, это может негативно повлиять не только на настроение, но и на мотивацию.
Отсутствие правильной адаптации это одна из причин, по которым многие новые сотрудники бросают работу в течение первых трех месяцев. Это огромная потеря для компании, которой приходится повторять дорогостоящий процесс найма, чтобы найти замену. И это не считая ресурсов, потраченных на обучение и зарплату нового сотрудника в течение работы в компании.
Правильная адаптация новых сотрудников может значительно повлиять удержание персонала в вашей компании. Еще одно преимущество хорошей политики онбординга заключается в том, что новые сотрудники быстрее достигают полной производительности. Если они не получают адекватной помощи от отдела кадров или их менеджера, то просто пытаются разобраться со всем самостоятельно и ваша компания теряет потенциальный доход. Если новые сотрудники проходят через отлично организованный процесс адаптации, они быстрее освоятся на новой должности и станут более ценными для своей команды и компании.
Адаптация важна не только для штатных сотрудников, но и для удаленных. Удаленным сотрудникам гораздо сложнее разобраться со всеми инструментами и правилами компании, они оторваны от команды и нуждаются в продуманном и хорошо спланированном процессе онбординга еще больше.
Материалы для адаптации менеджера по продажам
Список материалов, которые помогут вашему новоиспеченному бойцу максимально быстро вклиниться в рабочий процесс и начать закрывать первые сделки.
Презентация компании, продуктов и услуг.
Презентации вашей компании, брошюры и буклеты о продукции, конечно, помогут войти в курс дела, но их всё же недостаточно.
Шаблоны писем.
У вас есть шаблоны продающих писем? Вы собираете статистику о том, какое письмо эффективней «заходит» и приносит больше положительных откликов у потенциальных клиентов? Отлично! Передайте это новому менеджеру в отделе продаж, это здорово сэкономит время на адаптацию.
Шаблоны документации.
Речь идет о всей рабочей документации ведению сделки: договоры, примеры счетов, приложений, дополнительных соглашений. Передайте всё одним комплектом
Записи лучших звонков.
Очень важно снарядить новенького лучшими звонками, в которых клиенты принимали решение о покупке. Прослушивая звонки лучших менеджеров, новичок поймет, как ему действовать в телефонных переговорах с клиентом, какой стиль общения и аргументации ему лучше подходит
Если у вас еще нет коллекции лучших звонков, время её начать собирать.
Перечень выгод.
Важный момент, о котором многие забывают. Сформируйте список ключевых выгод для каждой группы целевой аудитории вашей продукции и услуг. Сюда должно входить также сравнение с конкурентами по сильным и слабым сторонам. 99% компании, с которыми нам посчастливилось сотрудничать, не имеют такого документа.
Скрипты разговоров.
Новичок должен понимать, как общаться с клиентом. Передайте ему скрипты разговоров для освоения. Сюда должны входить: скрипт отработки входящего звонка; скрипт звонка по заявке с сайта; скрипт отработки возражений, вопросов, страхов; скрипт «дожима» клиента в разных ситуациях сделки; скрипт работы с негативом; скрипт холодного звонка; скрипт работы с «думающими»; и так далее.
Мы рады шаблонами скриптов из своей коллекции.
- FAQ по продукции, терминам, понятиям.
У каждого бизнеса есть специфика. Понятия, термины, сокращения и аббревиатуры. Менеджер должен изучить все непонятные для него речевые обороты, чтобы быть подкованным в переговорах. - Книги по продажам.
Вы же собираете коллекцию лучших книг по продажам, которые должен прочесть каждый менеджер отдела продаж? Если нет — советуем сделать это. Книга — прекрасный инструмент обучения и повышения навыков менеджера. - Видео по продажам.
Сюда относятся как обучающие ролики от вашего РОП-а, так и видео о продукции, компании, успешных проектах, записи вебинаров и так далее. - База клиентов.
Конечно, новичок должен получить свои первые контакты для отработки. Затем, когда ваш волк продаж попробует первую кровь, его можно пускать на холодные звонки. Вначале же пути делать это очень рискованно, так как нет опыта, знаний, тонкого понимания рынка и болей клиента.
Основные проблемы новых сотрудников
Почувствовать себя комфортно на новом месте могут мешать объективные причины:
- Нехватка знаний о производственных процессах, источников для быстрого их изучения.
- Равнодушное отношение коллектива, холодное управление руководства.
- Недостаток практики, отсутствие доступа к быстрому её получению.
- Дезориентация на территории, растерянность при поиске нужного отдела или сотрудника.
Не у всех организаций есть оформленный адаптационный план.
Поэтому при трудоустройстве стоит спросить:
- будет ли за новичком закреплён наставник;
- понятно ли организован первый день на новом рабочем месте;
- насколько чётко сформулированы задачи на время испытательного срока.
Цели и задачи адаптации персонала в организации
Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.
Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.
Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:
- ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
- полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
- мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
- увеличение производительности труда;
- оздоровление психологического климата в коллективе.
Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.
Ключевые элементы системы привыкания персонала
Вебинар «Добро пожаловать!»
Регулярная онлайн-презентация, обеспечивающая первоначальное ознакомление сотрудника с общими сведениями о Компании, с ее историей, продуктами, услугами, структурой и культурой.
Матрица вводного обучения
Разработанный на основе обобщения лучшего опыта набор обучающих программ и материалов для определенной группы должностей.
Программа привыкания к рабочему месту
Структурированный план мероприятий, помогающий работнику адаптироваться в коллективе, и определяющий, чему и в какой последовательности будет обучаться сотрудник, какие обязанности начинает выполнять в первую очередь.
Система наставничества
Комплекс процедур отбора из числа опытных работников и назначения наставника для оказания всесторонней помощи новичку, приступившему к профессиональному становлению в новой должности, в новой компании, в период прохождения им обучения.
Что такое адаптация персонала
Каждый сталкивается с необходимостью устраиваться на новую работу, влиться в коллектив. Этот процесс на языке трудового законодательства называется трудовая адаптация.
Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность. В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и в дальнейшем станет изгоем среди коллег. Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.
Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала говорит о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.
Удачный пример адаптации
Адаптация персонала в организации, на примере одной из компаний, происходила следующим образом. Более опытным работникам отводилась роль наставников. Работник, отвечающий за систему приспосабливаемости новичков, ежедневно выгружал из учетной системы данные о людях, которым нужно скоро выходить на работу. Вручную назначали для каждого своего наставника. Они должны были работать парно. Наставники выбирались из любого подразделения, кроме того, где будет в дальнейшем работать новичок. Попарно работать удобнее с учетом разного графика загруженности и проще общаться с незнакомыми людьми. После утверждения наставников им направлялись автоматические уведомления, в календарь добавлялось напоминание о дне выхода нового сотрудника.
За день до этого новичку звонил наставник для заочного знакомства и чтобы в дальнейшем новичок связался с ним по приходу в офис для встречи и обсуждения рабочих моментов. Наставник должен проверить, все ли готово для приема нового сотрудника, убедиться в организации рабочего места, напомнить начальнику отдела, куда устраивается новичок, о выходе нового сотрудника.
В первый день пара наставников встречает новичка утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. На это уходит пара часов. Эта встреча дает понять сотруднику, что его ждали. Во все остальные дни при возникновении вопросов он может связываться со своими наставниками, задавать им вопросы для решения любой ситуации, от поломки стула до конфликтной ситуации с другим коллегой, и они помогают их решить. По окончанию испытательного срока сотрудник должен оценить работу наставников и их помощь. Наставникам за это начисляются баллы, которые в дальнейшем влияют на их материальное поощрение.
Адаптация новых сотрудников в организации обычно проходит в четыре этапа:
1 этап: оценка уровня подготовки новичка. Помогает понять, какой у человека опыт в работе или на определенной должности, чтобы под него составить программу адаптации.
2 этап: ознакомление. Новичок знакомится с порядками компании, за время испытательного срока понимает особенности целей и задач организации, решает, соответствует ли ее корпоративная культура его ожиданиям, можно ли здесь сделать карьеру. Руководство тоже изучает новенького со всех сторон, чтобы принять окончательное решение — брать его официально в свои ряды или же подыскать кого-то другого.
3 этап: приспособление. На этот этап уходит от 1 до 12 месяцев. Все зависит от специфики работы, должности, уровня ответственности и помощи, которую оказывают коллеги. На стадии приспособления человек полностью вливается в коллектив и уверенно делает свою работу.
Это интересно! По статистике, человеку той или иной должности требуется определенное время на адаптацию. Например, руководители приспосабливаются к новому рабочему месту примерно за 80 дней. Офисным менеджерам нужно до 50 дней. Кладовщики привыкают 27-30 дней. При этом, судя по недавнему исследованию компании «Экопси», в большинстве организаций программа адаптации длится 3 месяца независимо от категории сотрудника.
4 этап: ассимиляция. Новый сотрудник отлично себя чувствует в коллективе, четко знает свою роль, на все 100% отдается работе, умеет принимать решения без руководства и наставников, фильтрует важные задачи и те, которые подождут. Адаптация закончена, начинается полноценная работа.
«Первичная оценка новичка проходит еще на этапе собеседования, – отмечает Дарья Мостокалова. – В первые дни работы сотрудника мы составляем план, по которому новый коллега будет знакомиться с компанией. В нем выделяется несколько блоков, которые необходимо освоить, при этом за каждый из блоков могут отвечать разные сотрудники. Таким образом, оценка новичка, ознакомление, приспособление, ассимиляция происходят параллельно и проходят под чутким контролем наставника, HR и других коллег».
Виды адаптации персонала
Адаптация бывает следующих видов:
- профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
- социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
- организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.
Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.
Для чего нужна система адаптации персонала в организации
Система адаптации персонала — важнейший элемент общей системы управления кадрами в компании. Система адаптации — это полный комплекс мероприятий, позволяющих сотрудникам освоиться, побороть стресс, который возникает из-за новой обстановки, условий труда, нового коллектива, дополнительных функций.
Адаптация в трудовом коллективе обычно длится 4–8 недель. Однако если нет адекватной системы адаптации, новые работники вынуждены бороться со стрессом, налаживать контакт с коллективом и привыкать к новой обстановке, а не сосредотачиваться на своих обязанностях. В этом случае фирма рискует понести убытки.
Именно поэтому в современных компаниях разработке системы адаптации персонала уделяют повышенное внимание.
Система адаптации обладает сложной структурой и включает в себя меры социально-психологической, организационной, технологической, профессиональной, психофизиологической адаптации. Пока сотрудник адаптируется, он изучает свои обязанности, новый коллектив, условия работы, историю, традиции, культуру предприятия, внутренний распорядок, налаживает контакт с другими сотрудниками, становясь частью коллектива.
В разных компаниях система адаптации формируется по-разному и может состоять из разных инструментов и методов. Обычно с новичками беседуют, проводят для них тренинги, выбирают им наставников, помогающих включиться в рабочий процесс, выдают справочные и информационные материалы, проводят экскурсии по компании, вовлекают в корпоративные мероприятия.
Полет нормальный? Как понять, успешно ли вы проходите испытательный срок
Людмила вышла на позицию бухгалтера в компанию после 6-летнего отпуска по уходу за детьми. За это время компания, в которой она работала, закрылась, и, решив выйти на работу, Людмила нашла новое место. Там многое оказалось непривычным — в отделе царила очень активная деловая обстановка, никаких разговоров за чаем, шуток и отвлечений. Пришлось осваивать много нового — не только последнюю версию бухгалтерской программы (Людмила пообещала на собеседовании, что быстро в ней разберется), но и совершенно незнакомую систему электронных согласований и документооборота. Спустя пару недель работы Людмилу вызвал на разговор руководитель. Он отметил ее старательность, но посоветовал стараться еще больше. Оказалось, что она очень медленно работает. Руководитель сказал, что у нее есть две недели, чтобы набрать нужный темп. Спустя неделю Людмила сама принесла заявление об увольнении — она поняла, что быстрее работать у нее не получается либо придется постоянно задерживаться допоздна, а этого она не могла себе позволить из-за детей.
- Вы понимаете, что не справляетесь с поставленными целями и задачами. И вам не становится легче и понятнее с каждой новой неделей.
- Вы видите несоответствие между своими ценностями и корпоративной культурой компании. Например, вы очень цените свободу, а работодатель жестко фиксирует время прихода или ухода, вплоть до минуты. Или вы за открытое общение, а в компании приветствуются формализм и письменная коммуникация.
- Вы понимаете, что не обладаете необходимым объемом знаний для выполнения своих постоянных функций. Например, вы преувеличили свой уровень владения английским, а оказалось, что вам предстоит регулярное общение с иностранными партнерами. Или выяснилось, что работа предполагает серьезную отчетную аналитику в Exсel, а вы в нем слабо ориентируетесь, и посвящать погружению в нюансы программы вечера и выходные совсем не хочется.