Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разница между офис менеджером и секретарем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.
Офис-менеджер — кто это?
Часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер — кто это?
Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.
Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.
Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.
Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.
Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.
Секретарь
Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Специфика работы офис-менеджера
Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.
Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).
Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:
- прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
- работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
- планирование и подготовка приема посетителей;
- помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
- участие в подготовке деловых переговоров;
- заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.
Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.
Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.
Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.
Разница между офис-менеджером и секретарем
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Обучение проводит Марина Егорова, основатель и директор компании Smart&Talented,
а также опытные ассистенты ведущих компаний.
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Различия с секретарем
- Обязанности: Офис менеджер отвечает за общую организацию и эффективное функционирование офиса. В его обязанности входит управление поставками, организация внутренних коммуникаций, планирование встреч и совещаний, управление бюджетом и другие административные задачи. Секретарь же обычно концентрируется на поддержке руководства: прием звонков, организация встреч и деловых поездок, ведение документации и т.д.
- Коммуникация: Офис менеджер часто выступает в роли лидирующего сотрудника в офисе и поддерживает связь со всеми сотрудниками. Секретарь в большей степени является подспорьем для руководства и взаимодействует преимущественно с внешними стейкхолдерами и постоянными партнерами компании.
- Уровень ответственности: Офис менеджер обычно имеет больший уровень ответственности, так как ему доверяется управление бюджетом, организация важных встреч и совещаний, а также решение проблем, связанных с повседневной работой в офисе. В то же время, секретарь более ответственен за точное исполнение задач, порученных руководством и поддержание эффективного рабочего графика.
В целом, офис менеджер и секретарь играют важные роли в жизни организации, но с различными обязанностями и уровнем ответственности. Эти профессии дополняют друг друга и вместе способствуют эффективной работе офиса и достижению поставленных целей.
Задачи, отличающие офис менеджера от секретаря
Офис менеджер и секретарь играют ключевую роль в организации работы офиса, однако у них есть некоторые принципиальные отличия в задачах и обязанностях.
- Планирование работы офиса: Офис менеджер должен разрабатывать и управлять планами работы офиса, координируя процессы и обеспечивая эффективность работы всей команды. Секретарь, в свою очередь, обычно занимается выполнением конкретных задач и инструкций, выполняя рутинные работы.
- Организация встреч и деловых поездок: Офис менеджер обычно отвечает за организацию встреч, планирование важных совещаний и деловых поездок. Секретарь же может оказывать помощь в организации этих мероприятий, но не обязательно брать на себя полную ответственность.
- Работа с клиентами и поставщиками: Офис менеджер обычно имеет больше контактов с клиентами и поставщиками, поддерживает деловые отношения, контролирует исполнение договоров и заказов. Секретарю чаще всего поручают более простые задачи во взаимодействии с клиентами.
- Кадровые вопросы: Офис менеджер может иметь полномочия по планированию и набору персонала, а также по организации тренингов и развития сотрудников. Секретарь может быть вовлечен в процесс набора новых сотрудников, но обычно ограничивается подготовкой документов и расписаниями.
- Финансовые вопросы: Офис менеджер может отвечать за управление бюджетом, составление отчетов и контроль финансовых операций. Секретарь обычно имеет ограниченные обязанности в этой области, например, ведение учета расходов или оплату счетов.
В целом, офис менеджер выполняет более широкий спектр задач, связанных с организацией и управлением работы офиса, в то время как секретарь работает главным образом как поддержка менеджмента и осуществляет более оперативные задачи.
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Ответственность офис-менеджера
В настоящее время на многих предприятиях требуется офис-менеджер, вакансии публикуются в СМИ и в кадровых агентствах. Соискателям следует знать, что работа в должности офис-менеджера предполагает наличие определенной ответственности. Точные параметры и условия наступления этой ответственности каждый работодатель определяет по-своему, с учетом норм действующего законодательства. В перечень пунктов, предусмотренных должностной инструкцией в части наступления ответственности офис-менеджера, входят основные статьи, согласно которым этот сотрудник несет ответственность за:
Ненадлежащее отношение к должностным обязанностям. Халатность, необязательность, несвоевременное выполнение распоряжений руководства – это недоработки сотрудника, в результате которых он должен нести ответственность.
Разглашение информации конфиденциального характера. Если вас заинтересовала должность офис-менеджер, обязанности этого специалиста в части конфиденциальности необходимо хорошо знать;
Нарушение границ компетентности. Выходя за рамки компетентности, сотрудник рискует получить взыскание административного характера. Должность «офис-менеджер» требует соблюдения норм и границ компетентности.
Несоблюдение трудового распорядка и правил безопасности влечет за собой наступление ответственности.
Основные различия между офис-менеджером и секретарем
| Офис-менеджер | Секретарь |
|---|---|
| Отвечает за организацию работы всего офиса | Занимается поддержанием порядка и работы кабинета руководителя |
| Планирует встречи, разрешает организационные вопросы | Осуществляет прием и распределение входящих звонков и почты |
| Координирует работу сотрудников офиса | Организует деловые поездки, бронирует гостиницы и билеты |
| Отвечает за закупку офисного оборудования и расходных материалов | Составляет и отправляет документы, занимается архивированием |
| Разрабатывает и внедряет улучшения в организацию работы офиса | Поддерживает порядок на рабочем месте и обеспечивает его комфортность |
Это лишь некоторые различия между офис-менеджером и секретарем. Обе эти должности играют важную роль в успешной работе офиса, но имеют свои специфические обязанности и функции.
Какие обязанности у офис менеджера?
- Управление организацией и координация работы офиса. Офис менеджер отвечает за различные аспекты работы офиса, включая организацию пространства и общих ресурсов, закупку необходимого оборудования и расходных материалов, а также контрольные проверки.
- Поддержание офисной документации и архива. Офис менеджер отвечает за поддержание актуальной документации, а также за создание и поддержание архива компании. Это включает в себя управление документами, их классификацию и хранение.
- Организация рабочих мест и проведение работ по обеспечению безопасности. Офис менеджер занимается организацией рабочих мест, включая размещение сотрудников, обеспечение необходимыми материалами и оборудованием. Также они отвечают за проведение работ по обеспечению безопасности и соблюдению соответствующих правил и норм.
- Управление запасами и инвентаризация. Офис менеджер отвечает за контроль запасов расходных материалов и инвентаря. Это включает в себя планирование и заказ материалов, контроль расходов и инвентаризацию имущества.
- Поддержка коммуникации в офисе. Офис менеджер обеспечивает эффективную коммуникацию внутри компании, включая организацию совещаний, запись протоколов и распространение информации. Они также могут быть ответственными за организацию внешней коммуникации с клиентами и партнерами.
- Обеспечение работы офисного оборудования и техники. Офис менеджер следит за состоянием и исправностью офисного оборудования и техники. Они координируют ремонт и обслуживание оборудования, а также участвуют в выборе и покупке нового оборудования.
- Управление входящими и исходящими документами и корреспонденцией. Офис менеджер отвечает за обработку и распределение входящих документов и корреспонденции, а также за отправку и контроль исходящих документов.
- Предоставление поддержки персоналу. Офис менеджер может быть ответственным за предоставление поддержки сотрудникам компании, включая помощь в организации поездок, бронировании гостиниц и других административных задачах.
Это лишь общий список обязанностей, которые может осуществлять офис менеджер. Реальный перечень задач и обязанностей может различаться в зависимости от организации и ее потребностей.
Основные отличия между офис менеджером и секретарем
1. Функции:
Офис менеджер — это профессионал, занимающийся руководством и координацией работы офиса. Он отвечает за организацию рабочих процессов, контроль за выполнением задач, управление персоналом и обеспечение работы офиса в целом. Он также решает различные логистические и организационные вопросы.
Секретарь — это профессионал, выполняющий административные и организационные задачи для поддержки работы руководителя или весь офиса. Он отвечает за прием и передачу телефонных звонков, работу с корреспонденцией, организацию встреч и важных событий, а также поддержание порядка в документационной системе.
2. Уровень ответственности:
Офис менеджер в большей степени несет ответственность за эффективность работы офиса, выполнение поставленных задач и соблюдение рабочих процессов. У него также может быть ответственность за бюджетирование, закупки и контроль качества оказываемых услуг.
Секретарь, хотя и несет ответственность за выполнение своих обязанностей, его уровень ответственности обычно ниже, так как его основная задача — поддерживать работу руководителя и офиса в целом.
3. Навыки и квалификация:
Офис менеджер должен обладать хорошими организационными и лидерскими навыками, уметь принимать решения, работать с персоналом и управлять ресурсами. Он должен быть грамотным, иметь знание основных принципов работы офиса и уметь применять их на практике.
Секретарь должен обладать отличными организационными и коммуникативными навыками, уметь работать с документацией и быть внимательным к деталям. Он должен быть хорошо знаком с рабочими процессами офиса и уметь эффективно организовывать свою работу.
Итог:
Офис менеджер и секретарь — это две разные профессии, каждая из которых имеет свои особенности и обязанности. Офис менеджер отвечает за руководство и координацию работы офиса, в то время как секретарь поддерживает работу руководителя или офиса в целом. Несмотря на сходство в некоторых задачах, они требуют разных навыков и квалификации для успешной работы.
Дополнительные функции офис менеджера
Одной из дополнительных функций офис менеджера является управление офисным оборудованием и техникой. Он отвечает за закупку, обслуживание и ремонт офисной техники, такой как компьютеры, принтеры, сканеры и копировальные аппараты. Также он контролирует запасы офисных принадлежностей, таких как бумага, канцелярские товары и расходные материалы.
Офис менеджер также может выполнять функции по организации корпоративных мероприятий и событий. Это может включать организацию деловых встреч, конференций, тренингов и других мероприятий. Он заботится о подготовке необходимых материалов, ораторов, пространства и технического обеспечения для успешного проведения мероприятий.
Одним из важных аспектов работы офис менеджера является обеспечение безопасности в офисе. Он следит за тем, чтобы в офисе были установлены системы безопасности и пожаротушения, и контролирует их работоспособность. Он также отвечает за обновление и проведение обучения по правилам пожарной безопасности и эвакуации для сотрудников организации.
| Дополнительные функции офис менеджера |
|---|
| Управление офисным оборудованием и техникой |
| Организация корпоративных мероприятий и событий |
| Обеспечение безопасности в офисе |