Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять инвентаризационную опись с 2024 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Во-первых, важно уделить должное внимание правильности указания наименования и характеристик каждого отдельного предмета. Ошибки и опечатки могут привести к неверному учету имущества, что в свою очередь может привести к серьезным проблемам при аудиторской проверке или передаче данных государственным органам.
Обязательное проведение инвентаризации
Проведение инвентаризации обязательно в случаях, установленных законодательством РФ, а также в случаях, прописанных в ФСБУ 28/2023 (см. таблицу 2).
Таблица 2
|
Случаи обязательного проведения инвентаризации, установленные ФСБУ 28/2023 |
Особенности обязательного проведения инвентаризации |
|
При составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности |
Экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года. Инвентаризация осуществляется по состоянию на отчетную дату, за исключением активов, относящихся к основным средствам, нематериальным активам, капитальным вложениям, запасам, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация активов, относящихся к запасам, может проводиться в период их наименьших остатков |
|
При передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта |
Инвентаризация осуществляется непосредственно перед передачей (возвратом) в аренду, управление, безвозмездное пользование, перед отчуждением |
|
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность |
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность, руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) инвентаризация проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. По требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) – непосредственно по факту предъявления требования |
|
При смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) |
|
|
При установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов |
Инвентаризация проводится непосредственно по установлению такого факта |
|
В случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация |
Инвентаризация осуществляется непосредственно по окончании соответствующего события (при наличии возможности проведения инвентаризации в данный срок) |
|
При реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования |
Инвентаризация проводится перед составлением передаточного акта или разделительного баланса |
|
При ликвидации организации |
Инвентаризация осуществляется перед составлением промежуточного ликвидационного баланса |
Оценка результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации подлежат отражению в бухгалтерском учете экономического субъекта на основании их квалификации, утвержденной руководителем экономического субъекта по представлению лица (лиц), на которое (которые) возложено проведение инвентаризации.
В соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402‑ФЗ результаты инвентаризации подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. В частности, при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности:
-
результаты инвентаризации относящихся к запасам активов, проведенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях в период наименьших остатков таких активов, регистрируются в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее последнего календарного дня отчетного года;
-
результаты инвентаризации активов, проведенной не ранее 1 октября отчетного года, допускается регистрировать в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее последнего календарного дня отчетного года;
-
результаты инвентаризации иных объектов инвентаризации регистрируются в бухгалтерском учете последним календарным днем отчетного года.
Результаты инвентаризации подлежат принятию к бухгалтерскому учету в следующей оценке, определяемой на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация:
-
активы, оказавшиеся в излишке, – по их справедливой стоимости, либо по их балансовой стоимости, либо по балансовой стоимости аналогичных активов;
-
недостача активов – по балансовой стоимости активов;
-
расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств, за исключением оценочных обязательств, – в суммах, вытекающих из документов, подтверждающих эти задолженность, обязательства и признаваемых правильными экономическим субъектом;
-
расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами.
Порядок заполнения инвентаризационной описи
Для правильного заполнения инвентаризационной описи необходимо следовать определённому порядку и учесть основные требования.
1. Возьмите образец инвентаризационной описи, чтобы иметь представление о структуре документа и не пропустить важные графы.
2. Введите данные о предприятии или организации, к которой относится инвентарь. Это может включать наименование, адрес, контактную информацию и другую необходимую информацию.
3. Укажите дату составления инвентаризационной описи.
4. Опишите каждый предмет инвентаря отдельно. В графе «Наименование» укажите название предмета, в графе «Инвентарный номер» — его уникальный номер, а в графе «Характеристика» — особенности, вес, размеры и другую информацию, которая может быть полезной при идентификации предмета.
5. Установите стоимость каждого предмета инвентаря. Если стоимость отсутствует, укажите «Не определена».
6. Запишите состояние каждого предмета инвентаря. Это может быть «Исправно», «Требует ремонта» или «Неисправно».
7. Подпишите инвентаризационную опись, указав фамилию и инициалы лица, составившего документ, а также дату подписания.
8. Если требуется, приложите фотографии или другие материалы, подтверждающие информацию об инвентаре.
Следование этим простым указаниям поможет вам правильно заполнить инвентаризационную опись и иметь надёжную документацию о состоянии и стоимости вашего инвентаря.
Как работать с результатами инвентаризации
Если выявлены расхождения между фактическим наличием активов и сведениями о них в регистрах бухучета, то такие результаты нужно правильно квалифицировать. Для этого определяют:
- есть ли излишек активов;
- каков размер недостачи – в пределах, сверх норм естественной убыли и пр.;
- возможна ли продажа или использование поврежденных, испорченных активов (например, в качестве лома или при разборе на запчасти);
- есть ли пересортица;
- можно ли возместить недостачу, списать обязательства или дебиторскую задолженность (как сомнительную или безнадежную).
Результаты инвентаризации фиксируются на дату проведения процедуры в следующем порядке:
- Излишки активов включают в доходы по их балансовой стоимости (если это значение неизвестно, то по балансовой стоимости аналогичных активов).
- Недостачу относят на виновных лиц (при наличии оснований для возмещения), либо заносят в расходы по балансовой стоимости.
- Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств принимают к учету в суммах, которые отражены в подтверждающих документах.
- Расхождения в оценочных обязательствах, отложенных налоговых активах и обязательствах принимают к учету по суммам, которые можно подтвердить расчетами.
- В случае пересортицы зачет излишков или недостач возможен в исключительных случаях при соблюдении следующих условий: один период, одно материально ответственное лицо, активы одного наименования и в тождественных количествах.
Документальное оформление инвентаризации по новым правилам
С введением нового стандарта ФСБУ 28/2023 требования к документации при проведении инвентаризации были усилены и детализированы.
Одно из ключевых изменений – необходимость составления плана инвентаризации. План должен содержать информацию о целях и задачах инвентаризации, перечне объектов, подлежащих учету, а также порядке и сроках проведения процедуры. Это позволяет обеспечить структурированный подход к выполнению инвентаризационных работ.
Следующим важным аспектом является формирование акта инвентаризации. В новых правилах акт должен содержать детальную информацию о каждом объекте учета:
- наименование;
- характеристики;
- состояние и прочие данные.
Заполненная инвентаризационная (инвентарная) опись основных средств
Инвентаризационная опись включает следующую информацию:
- Наименование основных средств;
- Инвентарный номер;
- Дата приобретения;
- Балансовая стоимость;
- Состояние основных средств;
- Местонахождение.
Пример заполнения инвентаризационной описи основных средств представлен в таблице:
| № | Наименование основных средств | Инвентарный номер | Дата приобретения | Балансовая стоимость | Состояние основных средств | Местонахождение |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Компьютер | 001 | 01.01.2020 | 50 000 руб. | Исправное | Офис 101 |
| 2 | Принтер | 002 | 15.02.2020 | 15 000 руб. | Исправное | Офис 102 |
| 3 | Стеллаж | 003 | 10.05.2019 | 20 000 руб. | Исправное | Склад 1 |
Как заполнить второй и третий листы
Поскольку для них есть методические рекомендации, подробно останавливаться на оформлении этих таблиц мы не будет. Рассмотрим лишь сложные моменты.
Оценочную стоимость объекта следует определять в соответствии с Разделом II Инструкции по применению единого плана счетов (Приложение 2 к Приказу Минфина от 01.12.2010 № 157н). Оценочной стоимости нефинансовых активов посвящен пункт 25. По методу рыночных цен, она определяется как цена реализации аналогичного объекта на учетную дату.
Целевая функция актива — это способ его вовлечения в оборот с целью получения прибыли (например, ввод в эксплуатацию или дооснащение). Если же сделать это не представляется возможным, описывают порядок его выбытия (например, списание или передача другой организации).
Инструкция по заполнению
Регистр 0504087 необходим для фиксации результатов проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации нефинансовых активов. В конце статьи вы увидите, как выглядит заполненная инвентаризационная опись ф 0504087, пример заполнения для бюджетного учреждения можно скачать бесплатно.
В описи подлежат заполнению следующие разделы:
- вводная часть;
- расписка;
- табличная часть.
В вводной части в обязательном порядке указывается место, где осуществлялась инвентаризация, реквизиты документа-основания проведения инвентарных процедур (приказ, распоряжение), их сроки, а также перечень ответственных лиц.
После введения сведений в заголовок исполнителю необходимо заполнить расписку, в которой отмечается, что к началу проведения инвентаризационных процедур в бухгалтерию предоставлена вся необходимая документация, подтверждающая приход и расход нематериальных активов. Важно помнить, что перед началом процедуры в учреждении не должно быть активов, не принятых к учету или не списанных в расход.
Далее заполняется табличная часть. В обновленном регистре таблица дополнилась новыми графами — 8, 9, 10, 17, 18. На страницах 2 и 3 формы 0504087 заполняются следующие столбцы:
- Указывается номер фонда по порядку.
- Вводится наименование нефинансового актива.
- Отмечается его инвентарный номер (для инвентарных объектов) или код (заводской номер или сведения о серии, партии).
- Вносится единица измерения.
- В графах 5–7 определяется оценочная стоимость или цена инвентарного объекта, а также его количество.
- В новых графах 8 и 9 указываются статус объекта учета (состояние имущественного фонда на момент инвентарных процедур) и целевая функция (способы вовлечения его в финансово-хозяйственную деятельность учреждения).
- В столбец 10 вносится номер счет бухучета, в 11 — количество, а в 12 — балансовая стоимость объекта.
- В графах с 13 по 16 определяются количественные и денежные показатели отклонений — недостач и излишков.
- В новых столбцах 17 и 18 записываются сведения о несоответствующих критериям признания активами объектах — их количество (17) и сумма (18). Суммарная величина определяется следующим образом:
гр. 18 = гр.17 × (гр. 12 / гр. 11).
- В столбце 19 указываются примечания — данные, которые не подпадают под значение предыдущих ячеек таблицы.
В обновленную форму 0504087 добавилась страница № 4, в которой ответственные лица соглашаются с результатами проведенной инвентарной процедуры и приводят свои заключения по итогам проверки. Также на четвертой странице отмечаются причины обнаруженных расхождений.
Срок хранения инвентаризационной описи в бюджетном учреждении составляет не менее пяти лет.
Как оформить инвентаризацию документально
Перед проведением плановой или неплановой инвентаризации необходимо издать приказ. Форму приказа организация может разработать самостоятельно. В этом случае форму разработанного документа необходимо описать в локальных документах организации и утвердить. Также можно использовать уже существующую унифицированную форму ИНВ-22. Существует также журнал учета инвентаризаций. В нем фиксируются все проведенные в организации инвентаризации. У журнала есть унифицированная форма ИНВ-23. Результаты проверки инвентаризации фиксируются в так называемых инвентаризационных описях. В описях фиксируются разные сведения об имуществе организации, например, количество, наименование, инвентарные номера и т.д. Существуют унифицированные формы инвентаризационных описей. Они приведены в следующей таблице.
| Имущество, проверяемое в процессе инвентаризации | Унифицированная форма |
| основные средства | ИНВ-1, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| нематериальные активы (НМА) | ИНВ-1а, ИНВ-18 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности | ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-19 (сличительная ведомость) |
| товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении или в пути | ИНВ-5, ИНВ-6 |
| наличные денежные средства | ИНВ-15 |
| драгметаллы, драгоценные камни | ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9 |
| ценные бумаги и БСО | ИНВ-16 |
| дебиторская, кредиторская задолженности | ИНВ-17 |
Формирование результатов инвентаризации на складе
Прежде чем начать проведение инвентаризации, необходимо проверить, все ли документы проведены бухгалтерией и занесены в систему учета. В случае обнаружения расхождений еще до проверки, о них информируют бухгалтера. Конечным этапом подготовки является составление расписки материально-ответственными лицами о том, что все в порядке.
Если в компании несколько складских помещений или большой склад, то для оперативной работы на каждом участке создаются отдельные счетные комиссии. Прежде чем приступить к своей работе, члены комиссии проходят подробный инструктаж. При проведении выборочной инвентаризации, следует проверить, что подлежащие проверке ценности подготовлены в одном месте. Результаты проведенного счета фиксируются в специальных описях. Для того, чтобы свести к минимуму человеческий фактор, следует применять автоматизированную систему учета. В этом случае каждой ценности (товару) присваивается штрихкод, который потом считывается с помощью сканера. В этом случае видна автоматическая аналитика. В этом случае необходимо следить за соответствием товара его отображению по штрихкоду.
Важно! При обнаружении порченного товара, его заносят в отдельную форму ТОРГ-16, чтобы можно было списать его в дальнейшем и он не попал в результаты инвентаризации.
Какой использовать бланк
Обязательный для использования образец инвентаризационной описи законодательно не установлен. Однако можно воспользоваться примерными формами, которые приведены в Методических указаниях Минфина 1995 года по инвентаризации имущества и финансовых обязательств:
|
Название бланка описи |
Где в приказе Минфина |
| Инвентаризационная опись основных средств | Приложение 6 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Приложение 8 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение | Приложение 10 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | Приложение 15 |
Инструкция по заполнению
Общие условия для заполнения формы ОКУД 0504087 «Инвентаризационная опись»
- Форма ОКУД 0504087 «Инвентаризационная опись» предназначена для инициативного проведения инвентаризации на предприятиях, организациях и учреждениях в году 2023.
- Инвентаризационная опись составляется для проверки наличия и состояния объектов, подлежащих инвентаризации.
- Форма ОКУД 0504087 «Инвентаризационная опись» определенным порядком проверки и оформления регламентирована законодательством РФ.
Порядок проведения инвентаризации:
- Определение ответственных лиц, кто будет осуществлять проверку объектов.
- Составление таблицы инвентаризационной описи, где должны быть зарегистрированы результаты проверки.
- Заполнение формы ОКУД 0504087 «Инвентаризационная опись».
- Проведение проверки объектов в соответствии с установленным порядком и требованиями законодательства РФ.
- Составление акта инвентаризации.
- Документальное оформление результатов инвентаризации.
Обязательное заполнение:
- Наименование организации или предприятия, где проводится инвентаризация.
- Дата проведения инвентаризации.
- Наименование объекта инвентаризации.
- Категория объекта инвентаризации.
- Состояние объекта инвентаризации.
- Наименование ответственного лица, проводившего проверку.
Где и как заполнять форму ОКУД 0504087 «Инвентаризационная опись»:
Форма ОКУД 0504087 «Инвентаризационная опись» заполняется в соответствии с требованиями шаблона:
- Поставьте на форме текущую дату проведения инвентаризации.
- Запишите наименование организации, где проходит инвентаризация.
- Внесите данные об объектах инвентаризации: название, категория, состояние.
- Укажите наименование и подпишите ответственное лицо, осуществляющее проверку.
- Зарегистрируйте результаты проверки в таблице инвентаризационной описи.
Инструкция по заполнению
В описи подлежат заполнению следующие разделы:
- вводная часть;
- расписка;
- табличная часть.
В вводной части в обязательном порядке указывается место, где осуществлялась инвентаризация, реквизиты документа-основания проведения инвентарных процедур (приказ, распоряжение), их сроки, а также перечень ответственных лиц.
После введения сведений в заголовок исполнителю необходимо заполнить расписку, в которой отмечается, что к началу проведения инвентаризационных процедур в бухгалтерию предоставлена вся необходимая документация, подтверждающая приход и расход нематериальных активов. Важно помнить, что перед началом процедуры в учреждении не должно быть активов, не принятых к учету или не списанных в расход.
- Указывается номер фонда по порядку.
- Вводится наименование нефинансового актива.
- Отмечается его инвентарный номер (для инвентарных объектов) или код (заводской номер или сведения о серии, партии).
- Вносится единица измерения.
- В графах 5–7 определяется оценочная стоимость или цена инвентарного объекта, а также его количество.
- В новых графах 8 и 9 указываются статус объекта учета (состояние имущественного фонда на момент инвентарных процедур) и целевая функция (способы вовлечения его в финансово-хозяйственную деятельность учреждения).
- В столбец 10 вносится номер счет бухучета, в 11 — количество, а в 12 — балансовая стоимость объекта.
- В графах с 13 по 16 определяются количественные и денежные показатели отклонений — недостач и излишков.
- В новых столбцах 17 и 18 записываются сведения о несоответствующих критериям признания активами объектах — их количество (17) и сумма (18). Суммарная величина определяется следующим образом:
- В столбце 19 указываются примечания — данные, которые не подпадают под значение предыдущих ячеек таблицы.
Срок хранения инвентаризационной описи в бюджетном учреждении составляет не менее пяти лет.
Инструкция: заполняем инвентаризационную опись
Начиная с января 2018 г., все учреждения государственного сектора обязаны заполнять обновленный бланк 0504087. Более того, изменениям подвергся не только формальный вид инвентаризационной описи, но и правила его заполнения.
Добавились новые графы:
- 8 — статус объекта учета;
- 9 — целевая функция актива;
- 10 — счет бухгалтерского учета;
- 17 — количество объектов нефинансовых активов, не соответствующих условиям признания их объектами бухучета, 18 — их сумма.
Прядок указания информации в данных столбцах необходимо отразить в учетной политике и положении об инвентаризации учреждения.
Обновленный формат инвентаризационной описи полностью соответствует федеральным стандартам.
Регистр 0504087 необходим для фиксации результатов проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации нефинансовых активов. В конце статьи вы увидите, как выглядит заполненная инвентаризационная опись ф 0504087, пример заполнения для бюджетного учреждения можно скачать бесплатно.
В описи подлежат заполнению следующие разделы:
- вводная часть;
- расписка;
- табличная часть.
В вводной части в обязательном порядке указывается место, где осуществлялась инвентаризация, реквизиты документа-основания проведения инвентарных процедур (приказ, распоряжение), их сроки, а также перечень ответственных лиц.
После введения сведений в заголовок исполнителю необходимо заполнить расписку, в которой отмечается, что к началу проведения инвентаризационных процедур в бухгалтерию предоставлена вся необходимая документация, подтверждающая приход и расход нематериальных активов. Важно помнить, что перед началом процедуры в учреждении не должно быть активов, не принятых к учету или не списанных в расход.