Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если бухгалтерия потеряла больничный лист работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бланк выдаётся только на дни болезни и реабилитации (в том числе для осуществления ухода за ребёнком, иным родственником, по беременности и родам) тем учреждением здравоохранения, в котором работающий человек получал необходимое лечение. Это важная официальная бумага, по ней выплачиваются деньги. Но, как любую другой документ, его можно потерять. Нужно иметь представление, как восстановить больничный лист в случае потери и сколько времени даётся на то, чтобы получить свои деньги полным объемом.
Утрата документа медицинским учреждением
Потеря бланка больничного по вине сотрудников медицинских учреждений не может стать причиной опровержения факта наступления у гражданина страховой ситуации.
Учреждение обязано выполнить требование, предъявляемое гражданином при обращении с заявлением на выдачу дубликата. Возможно, понадобится предъявление подтверждения с места прохождения комиссии.
В случае, когда медицинский работник испортил бланк, производится повторная выдача акта с соблюдением следующих требований по заполнению (приказ МЗ РФ № 624, 29.06.2011):
- Допускается использование для написания текста гелевой, перьевой или капиллярной ручки, но не шариковой.
- Цвет используемых чернил разрешается только черный.
- Записи выполняются печатными буквами на русском языке, использование латинских букв допускается в наименовании организации-работодателя.
- Текст при написании не должен выходить за границы специально предусмотренных мест (ячеек).
- При наличии ошибок лист считается испорченным и подлежит замене (на новый).
К листку нетрудоспособности прикладывается расчет пособия, производимый страхователем на отдельном листе.
Дубликат больничного листа при ошибке врача
Больничный лист считается неверно заполненным и, соответственно, недействительным тогда, когда имеются ошибки в части, заполняемой лечащим врачом, а именно:
- написание предприятия взято в кавычки;
- название предприятия написано не по допустимому торговому, международному, непатентованному или группировочному наименованию;
- использована произвольная и не зарегистрированная аббревиатура предприятия;
- специальность лечащего врача указана в сокращении;
- окончания инициалов врача написаны с использованием переносов.
Единственно допустимой ошибкой при заполнении бланка врачом признается неточность в указании места работы пациента по причине того, что эту информацию впоследствии работодатель дополняет и уточняет сам в своей части больничного листка.
Если бланк оформлен с ошибками, Фонд социального страхования его не примет и, соответственно, никакой компенсации выплат пособия по временной нетрудоспособности сотрудника не будет оказано. В случаях, когда руководство предприятия сочтет принесенный сотрудником документ неверно оформленным, необходимо предпринять такие меры:
- обращение в региональный отдел ФСС;
- консультация с сотрудницами социальной службы страхования касательно допустимости имеющихся в листке ошибок и исправлений.
На работе потеряли больничный лист, что делать?
Чтобы определить путь решения проблемы с утерянным свидетельством о нетрудоспособности гражданина, обратимся к законодательству. Федеральный закон №255-ФЗ РФ от 12.2009 года гласит, что все социальные пособия, включая выплаты по болезни сотрудника, обеспечиваются Фондом социального страхования (иначе ФСС). Бюллетень выдаётся строго по определённому образцу в виде бланка голубого цвета с желтыми ячейками для каждой буквы. Медицинский работник, заполняющий документ о нетрудоспособности, обязан знать, что каждая буква в бланке прописывается строго внутри ячейки. Ни в коем случае нельзя заходить за поля или допускать исправления. Слова пишутся заглавными буквами с использованием чёрных гелевых чернил или текст наносится с помощью особой программы для принтера. Если врач сделал непреднамеренную ошибку в листе нетрудоспособности, он обязан аннулировать испорченный бюллетень и выписать вместо него дубликат. Листок нетрудоспособности относится к документам строгой отчётности, поэтому его порча или утрата может привести к невыплате пособия, а еще хуже, занесения времени отсутствия работника, как длительный прогул. Работодатель обязан хранить такие бумаги до 5 лет, иначе при проверке он лишится компенсации. Однако, потеря документов, подтверждающих болезнь сотрудников, на предприятиях в наше время, увы, не редкость. Чаще всего это происходит по причине халатности руководства, бухгалтерии, реже — из-за кражи или форс-мажора (например – пожар в архиве). Утрата бюллетеня не является причиной для отказа человеку в выплате пособия. Законодательством предусмотрена выдача дубликата взамен утраченного больничного листа, если его потеряли медики или сам пациент. Для этого человек должен лично обратиться к администрации больницы с письменным заявлением о выдаче повторного бюллетеня. Потеря документа работодателем не является веской причиной для восстановления листка нетрудоспособности. Но тут есть нюансы:
- Если больничный не приняли в бухгалтерии, то работник может обратиться к лечащему врачу и получить дубликат бюллетеня;
- Если его обработали, насчитали и выплатили пособие, то с работника снимается обязательства хождения по больницам. Тогда руководство предприятия собирает административный совет и выясняет настоящую причину пропажи. При необходимости направляется официальный запрос на главного врача поликлиники (или на врачебную комиссию), который по запросу, в письменном виде подтверждает факт выдачи листка нетрудоспособности.
Когда откажут в возмещении расходов
Копия больничного выписывается, когда оригинал потерян работником или содержит ошибки. В случае его утери работодателем законодательство не предусматривает оформление дубликата.
Справки из больниц, содержащие информацию о выдаче листков нетрудоспособности, по мнению чиновников, не относятся к финансовым документам. Поэтому они не могут подтвердить расходы по соцстрахованию. Отметим: в обоснование своей позиции чиновники ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и пункт 18 Положения- утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101. В них говорится о том, что к зачету не принимаются расходы, не подтвержденные документами, а также когда нарушено законодательство.
Кроме того, в ФСС России считают, что для предотвращения необоснованной выдачи дубликатов листков нетрудоспособности их позиция должна быть доведена до соответствующих должностных лиц в медучреждениях (письмо № 15-03-11/12-7761).
Однако судьи в своих оценках не так категоричны. В постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13 марта 2012 г. № 17АП-1262/2012 -АК арбитры поддержали предприятие. Поводом для спора с ФСС России послужило как раз представление при проверке дубликата, а не оригинала документа. По мнению судей, повторно оформленные листы с приложенными к ним расчетами сумм пособий представляют собой доказательство наступления страховых случаев и подтверждают фактическую выдачу работникам больничных, а также позволяют определить периоды временной нетрудоспособности.
Как получить дубликат больничного листа
Листок нетрудоспособности обосновывает отсутствие сотрудника по болезни. Без этой бумаги бухгалтерия не вправе начислять пособие.
В некоторых ситуациях возникает вопрос, можно ли получить дубликат больничного листа, — да, законодательство это предусматривает. Правила заполнения и причины для выдачи дублирующих бланков указаны в п.
63 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 1 сентября 2020 г. № 925н. Повторный бюллетень составляют в бумажном или электронном виде, но только если есть серьезные основания:
- бланк пропал по вине работодателя;
- его потерял работник;
- его неправильно оформил медицинский сотрудник;
- он испорчен;
- изменены причины болезни по решению врачебной комиссии.
Фонд соцстраха принимает бланки только в надлежащем виде согласно всем правилам. Если они испорчены, человеку не выплатят компенсацию за то время, когда он болел. Закон позволяет исправить ошибки или выписать копию больничного листа, но устранить неточности получится не всегда.
Откорректировать сведения есть возможность только в разделе, который предназначен для работодателя. Если бланк испортил медработник, то делать изменения там он не вправе. В этом случае выход только один — повторный бюллетень.
Утеря больничного листа: чем грозит и что делать?
Оформление дубликата больничного листа Больничный лист, как и его дубликат, должен быть оформлен согласно установленной форме и в соответствии со всеми требованиями, регламентированными правовыми актами Министерства охраны здоровья в приказах о назначениях, выписывании лекарств, форме бланков и порядке их оформления:
- язык заполнения – русский;
- печатный шрифт, буквы четкие и разборчивые;
- каждой букве — своя ячейка;
- ручка с чернилами черного цвета;
- выходить за пределы клеток нельзя;
- заполнение данных начинается с первой ячейки;
- печать не попадает на клетки, не предназначенные для нее;
- штамм ставится в строго отведенное для него место;
- на оттиске должны быть четко различимым название медицинского учреждения.
Если есть необходимость или возможность, заполнить дубликат можно на компьютере.
Процедура замены листка нетрудоспособности при утере
Процедура замены листка нетрудоспособности при утере по вине работника следующая:
- Работник получает от работодателя справку о том, что листок не предоставлен;
- Работник пишет заявление в поликлинику о выдаче дубликата и прикладывает справку;
- Документы передаются по месту выписки больничного;
- В поликлинике формируется комиссия, которая принимает решение об удовлетворении просьбы – решение комиссии документально закрепляется, отмечается, какой лист подлежит восстановлению;
- Запись с решением о выписке дубликата передается лечащему врачу для повторного формирования документа.
Если листок утерян в организации работодателя, то действия иные:
- Работодатель формирует комиссию, которая определяет причины утери;
- Если это форс-мажор, то составляется заявление в поликлинику с просьбой о выдаче листка по причине непредвиденного форс-мажорного обстоятельства (например, пожар);
- Если это вина работника, то также делается попытка восстановить листок в поликлинике;
- При получении отказа от поликлиники затраты на выплату пособия нетрудоспособному списываются либо в расходы организации, либо возмещаются за счет виновного лица.
Что делать если потерял больничный лист: сам, на работе или в поликлинике
Перед тем как понять, что делать если потерял больничный лист, следует разобраться в законодательной базе. Так, в 2009 году правительство внесло изменения в Федеральный закон №255-ФЗ, затрагивающий вопросы обязательного страхования. Согласно поправкам, любые виды социальных пособий, включая выплаты повременной нетрудоспособности, обеспечиваются средствами ФСС.
Для получения компенсации требуется предоставить соответствующий документ, подтверждающий факт страхового случая — больничный лист. Правила оформления и выдачи регламентированы Приказом Минздрава №624н, принятым в июне 2011 года. Законодательно предусмотрены случаи решения ситуаций, когда бюллетень утерян.
Помните, что утеря больничного листа — не повод для отказа в выплате пособия!
Возможность отказа в выдаче дубликата
Несмотря на возможность получения дубликата в ряде случаев, и работник, и работодатель должны понимать важность такого документа и относится к нему с соответствующей бережностью и аккуратностью. Сотрудники должны быть особенно внимательны к той информации, которую они предоставляют врачу, чтобы тот не допускал ошибок.
Существуют ситуации, когда в выдаче дубликата медицинское учреждение вправе отказать. В первую очередь, поликлиника не обязана выдавать дубль, если оригинал был утерян уже после передачи листка в организацию по вине ответственного за хранение важных документов. В таких случаях ответственность за утерю несет сам сотрудник.
Также медучреждение не выдаст дубликат сотруднику, если он не предоставит справки с места работы о том, что там не был получен больничный лист.
Вопросы о получении дубликата больничного листа можете задавать в комментариях к статье
Перед тем как понять, что делать если потерял больничный лист, следует разобраться в законодательной базе. Так, в 2009 году правительство внесло изменения в Федеральный закон №255-ФЗ, затрагивающий вопросы обязательного страхования. Согласно поправкам, любые виды социальных пособий, включая выплаты повременной нетрудоспособности, обеспечиваются средствами ФСС.
Для получения компенсации требуется предоставить соответствующий документ, подтверждающий факт страхового случая — больничный лист. Правила оформления и выдачи регламентированы Приказом Минздрава №624н, принятым в июне 2011 года. Законодательно предусмотрены случаи решения ситуаций, когда бюллетень утерян.
Если получили дубликат больничного листа…
Получив от работника дубликат, работодатели нередко пугаются снова — он имеет свои специфические особенности в оформлении. В строке «дубликат» ставится галочка, в графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указывается весь период нетрудоспособности. Ну, а в строке «Дата выдачи» проставляется реальная дата оформления дубликата, а не испорченного больничного листа.
В разделе, заполняемом работодателем, исправления допускаются и их количество не регламентировано. Однако сам порядок внесения исправлений принципиально отличается от ранее существующего.
Допустим, вы совершили ошибку, указав в строке «Средний дневной заработок» сумму 1255 рублей вместо 1275 рублей. Как ее исправить?
Восстановление в случае утери листа работником
В письме № 15-03-11/12/7761 от 17.07.2013 ФСС РФ указывает на возможность восстановления испорченного или утерянного больничного свидетельства. Согласно Приказу Минздрава от августа 2007 года, дубликат документа выдаётся лечащим врачом сотрудника или председателем медицинской комиссии. Повторное оформление возможно только в случае, если пособие не было выплачено.
Важно! Ранее дубликат листа оформлялся исключительно после предъявления справки, полученной по месту работы, подтверждающей отсутствие факта выплаты компенсации по страховому случаю. Последние изменения упростили процедуру, сделав этот пункт необязательным. Но несмотря на это, в медицинском учреждении могут спросить справку — запрета на истребование нет.
Как подтвердить утрату документов
Напомним: первичку нужно хранить в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
В случае пропажи первичных документов руководитель должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин происшедшего. Отметим: комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документов. Например, если они уничтожены во время пожара, то это должно подтверждаться справкой органов пожарного надзора.
В случае стихийного бедствия (наводнения, урагана или какой-либо другой чрезвычайной ситуации) подтверждение нужно получить у службы МЧС России. Такую аварию, как, например, затопление помещения, подтверждают соответствующие коммунальные службы, а факт кражи — органы внутренних дел. Поэтому в необходимых случаях в состав созданной комиссии входят не только собственные сотрудники хозяйства (представители администрации, финансовой службы, службы охраны труда, техники безопасности), но и представители милиции, государственного пожарного надзора, МЧС России, коммунальных служб. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем.
После чего нужно направить запросы в медицинские учреждения о выдаче дубликатов. Вполне вероятно, что у проверяющих чиновников ФСС России будут возражения против зачета расходов по социальному страхованию. Поэтому решение об обращении в суд хозяйство должно принять самостоятельно.
Выявив необходимость сочинять важный документ, будет правильным расслабившись разделить документ на три главных групп. Эти разделы не точно будут изложены в этом же порядке. Обязательно следует осознать к чему именно вы стремитесь в результате, потом выпишите мотивы. Весомыми могут стать порядки, обычаи, приказы госорганов. Начало принципиально необходимая часть, который производит впечатление. Также постарайтесь разобраться кому адресован приготовляемый просительный документ и кто конкретно должен удовлетворить требование.
Как поступить непосредственно пациенту?
Потерять листок может сам гражданин, получивший больничный лист от лечащего врача. Документ должен передаваться в бухгалтерский отдел компании, в которой работает гражданин. По разным причинам листок может быть утерян. Если работник потерял больничный лист, что делать? Для этого придется обращаться в медицинское учреждение, где изначально оформлялась данная документация.
К правилам восстановления документа в этом случае относится:
- если непосредственно пациент теряет листок нетрудоспособности, то обращаться придется в ту поликлинику, где документация выдавалась впервые;
- в качестве основания для составления дубликата выступает не только утеря листка, но и наличие ошибок в тексте;
- для получения нового документа требуется составить заявление по форме медицинского учреждения, в котором указывается причина для формирования дубликата;
- предварительно на месте трудоустройства придется взять справку, подтверждающую, что листок не был передан работнику бухгалтерского отдела для расчета пособия по временной нетрудоспособности;
- с собой при обращении в медицинское учреждение надо иметь паспорт.
На основании такого документа в поликлинике будет собрана комиссия, решающая возникший вопрос. Для этого устанавливается номер листка, который был ранее выдан пациенту. Определяется, какие именно сведения были прописаны в этом документе. Каждый документ обладает своим уникальным номером, вносящимся в специальную базу организации. Это позволяет достаточно быстро восстановить больничный листок.
После выполнения всех действий, комиссия принимает решение о выдаче дубликата. Соответствующая информация передается лечащему врачу, который делает дубликат. После этого документация передается пациенту. Сотрудник потерял больничный лист: что делать? Для этого придется обращаться в медицинское учреждение, где был получен оригинал данного документа.
Если работодатель потерял больничный — что делать?
Чтобы рассчитать потери в заработной плате в том случае, если вы заболели, необходимо знание тех изменений, которые вступили в силу согласно новому порядку выплат. Инструкция 1 Теперь количество тех категорий работников, которые имею право на 100% оплату по листу временной нетрудоспособности, значительно снизится. Если до 1 января 2011 года на это имели права те, кто проработал непрерывно 8 лет, то теперь срок необходимого для этого трудового стажа составляет 15 лет.
Выплаты по больничному листу работникам, чей стаж составляет менее 8 лет, будут равны 60% среднегодового дохода, от 8 до 15 лет – 80%. В том случае, если вы только начали работать и проработали менее полугода, то вы получите только сумму МРОТ, проболев полный календарный месяц. 2 Среднегодовой доход рассчитывается исходя из заработной платы, полученной за последние 12 месяцев.
Утеря больничного листа: чем грозит и что делать?
Если такой документ потерян, то необходимо повторно обратиться к врачу за выпиской дубликата. Порядок действий зависит от виновного лица. Потерять больничный может как работник, не донеся его до места службы, так и работодатель, например, бухгалтер в процессе вычислений пособия. Задача работника – донести листок до работодателя и передать в бухгалтерию, далее за его сохранность несет ответственность лицо, получившее бумагу.
Можно ли восстановить листок? Поскольку правила оформления и выдачи листа нетрудоспособности регулируется законом, предусмотрен регламент восстановления документа, если он будет потерян. Восстановить утерянный или испорченный больничный лист можно у врача-терапевта или председателя медицинской комиссии. Что делать в случае пропажи, четко прописано в Приказе Министерства здравоохранения от августа 2007 года, который регламентирует порядок оформления дубликата.