Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как управлять дебиторской задолженностью, чтобы всегда хватало денег». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сама по себе ДЗ проистекает из повседневной экономической деятельности компании. Товар поставляется на рынок и часть покупателей (контрагентов) могут оплачивать полученный товар (услугу) с отсрочкой платежа. Срок отсрочки, как правило, устанавливается для каждого контрагента индивидуально и, если оплата поступает вовремя, ДЗ не является проблемной и не вызывает опасений.
Контроль будущей дебиторской задолженности
В рамках работы с будущими долгами бизнес может выбрать одну из трех видов политик кредитования клиентов.
Агрессивная политика – увеличение выручки за счет отгрузки продукции в кредит. Обычно рост ДЗ обгоняет рост выручки:
- отсрочки предоставляются легко;
- не устанавливаются входные границы для клиентов;
- нет системы финансового мониторинга;
- не анализируются покупатели;
- нет санкций за просрочки.
Плюс политики – быстрый рост продаж. Минус – риск убытков в случае неуплат.
Консервативная политика – отсрочки предоставляются редко и по сложной схеме:
- есть регламент по кредитной политике в фирме;
- проводится мониторинг платежеспособности покупателей перед предоставлением им кредита;
- используются жесткие процедуры инкассации.
Как появляется проблемная дебиторская задолженность
А вот один из самых простых сценариев возникновения проблемной ДЗ выглядит так: ваше предприятие выполнило свои обязательства (перечислило авансовый платеж за товар), в то время как контрагент — нет (не поставил товар согласно договору).
В результате у вашей компании появляется проблемная дебиторская задолженность, а у контрагента — кредиторская. Принято считать, что дата исполнения обязательств субъектом бизнеса перед контрагентом является моментом возникновения дебиторской задолженности. Именно с нее начинается отсчет срока ответного обязательства.
Как управлять дебиторской задолженностью
В первую очередь, показатели нужно планировать, а не пускать на самотёк.
Например, сейчас у вас доля дебиторской задолженности по отношению к активам — 20%. В следующем году вы ходите снизить этот показатель в полтора раза. Предполагается, что выручка в следующем году будет примерно 50 млн руб. Посчитаем, какая для этого должна быть среднегодовая дебиторка в следующем году:
50 Х 20% / 1,5 = 6,7 МЛН РУБ. — к этой цифре дебиторки нужно стремиться в следующем году.
Для этого можно изменить условия договоров с контрагентами:
- своим покупателям давать отсрочки на меньшие суммы или на меньший срок;
- поставщикам не выдавать авансы или выдавать в меньшем размере.
Оборачиваемость дебиторской задолженности
Чтобы управлять финансами, что такое оборачиваемость дебиторской задолженности. Этот показатель рассчитывается по формуле:
Оборачиваемость ДЗ = Выручка / Среднее значение ДЗ за период
Отсрочка в днях = 360 / Оборачиваемость ДЗ
Можно считать эти показатели за год или на начало и конец периода. Некоторые фирмы считают сумму ДЗ на каждый день, а затем делят на количество дней в периоде. Так данные получаются максимально точный коэффициент оборачиваемости долгов от поставщиков.
Если вы хотите перевести коэффициент оборачиваемости в дни, то используйте период, за который брали выручку, и разделите на этот коэффициент. Например, за год у вас 365 дней, за месяц – 30 дней. Это покажет отсрочку в днях, т. е. сколько дней каждый контрагент не платит либо какова средняя отсрочка в целом по фирме.
Иногда отсрочка входит в договорные обязательства, когда вы предоставляете ее на 30, 40 дней – по согласованию сторон. И также есть фактическая отсрочка – как реально платит клиент по отгруженным товарам.
Важно не просто считать оборачиваемость и отсрочку по своим покупателям, но и сравнивать их с оборачиваемостью и отсрочкой, которые предоставляют вам поставщики. Оптимально, когда они равны, или когда вы кредитуете ваших покупателей за счет ваших поставщиков.
Анализ и контроль задолженностей
Чтобы осуществлять анализ и контроль задолженностей в программе можно применить отчет «Анализ задолженности», который может составляться не только по всей задолженности, но и по каждому контрагенту либо договору.
Отчет «Анализ задолженности» во вкладке «Планирование и санкционирование – Отчеты по планированию и санкционированию» необходим, чтобы производить анализ задолженности на счетах расчетов 205.00, 206.00, 207.00, 209.00, 301.00, 302.00, на которых составляется учет по договорам контрагентов и классификации ее на период анализа по времени погашения — долгосрочная, краткосрочная, просроченная.
Остатки задолженностей на счетах бух. учета, составленных, основываясь на график платежей и планов-графиков реализации по договорам с контрагентами подразделяются по периоду погашения на несколько разновидностей:
-
просроченная (всего, в т.ч. более месяца, в т.ч. более трех месяцев) – плановый период просрочен;
-
краткосрочная – плановый период в течение года после даты анализа;
-
долгосрочная (всего, в т.ч. более трех лет) — плановый период более года и более трех лет после даты анализа.
Правила зачета переплаты по налогам
Многие бухгалтеры неприятную процедуру сверки расчетов с налоговыми органами не проходят, и в бухгалтерском балансе в течение нескольких лет числятся переплаты по налогам. В условиях кризиса цена привлечения денег резко взрастает. Если у налогоплательщика по какому-то налогу есть переплата, то он имеет право написать заявление в инспекцию о зачете данной суммы в счет уплаты иного налога либо о возврате ее на расчетный счет. Зачет можно производить между налогами (сборами) одного вида: федеральные налоги засчитываются в счет федеральных, региональные — в счет региональных, местные — в счет местных. Налоги по видам бюджетов перечислены в статьях 13-15 НК РФ. По переплате зачет возможен:
- по федеральным налогам: НДС, акцизам, НДФЛ, ЕСН, налогу на прибыль организаций, налогу на добычу полезных ископаемых, водному налогу, сборам за пользование объектами животного мира и за пользование объектами биоресурсов, а также по налогам, уплачиваемым в связи с применением специальных налоговых режимов, — УСН, ЕСХН, ЕНВД (ст. 13, п. 7 ст. 12, ст. 18 НК РФ);
- по региональным налогам и сборам: налогу на имущество организаций, налогу на игорный бизнес, транспортному налогу (ст. 14 НК РФ).
К местным налогам и сборам, взимаемым с организаций и предпринимателей, относится только земельный налог, соответственно, зачесть переплату по земельному налогу можно только в счет предстоящих платежей по нему (ст. 15, п. 1 ст. 78 НК РФ).
Таким образом, возможно зачесть переплату, например, по ЕСН — в счет погашения недоимки по налогу на прибыль (п. 4, 5 ст. 13 НК РФ), а переплату по налогу на имущество — в счет предстоящей уплаты транспортного налога (п. 1, 3 ст. 14 НК РФ). При совмещении общего режима налогообложения с уплатой ЕНВД переплата по налогу на прибыль может быть зачтена в счет погашения недоимки по ЕНВД (п. 7 ст. 12, подп. 3 п. 2 ст. 18, п. 1 ст. 78 НК РФ). Переплату НДС можно зачесть в счет уплаты налога на прибыль. Переплату по НДФЛ зачесть в счет уплаты единого налога по УСН (см. письмо Минфина России от 11.01.2009 № 03-02-07/1-3).
Но здесь важно помнить правило, изложенное в пункте 7 статьи 78 НК РФ. Заявление о зачете или о возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня уплаты указанной суммы. При пропуске такого срока организация может обратиться в суд с иском о возврате переплаты в порядке гражданского или арбитражного судопроизводства (см. Определение Конституционного Суда РФ от 21.06.2001 № 173-О, Постановление Президиума ВАС РФ от 08.11.2006 № 6219/06). И в этом случае действуют общие правила исчисления срока исковой давности — со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ).
Автоматизация управления дебиторской задолженностью
По нашему мнению, для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В компании, условно названной ООО “Посредник”, система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д.
Личный опыт
Антон Ходарев
У нас на текущий момент учет дебиторской задолженности осуществляется в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из 1С. Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.
Алексей Федосеев, директор по информационным проектам компании “Инталев” (Москва)
Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в бо’льших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов.
Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены:
– количество учетных операций в день;
– количество работников, задействованных в системе;
– требования к объемам архива данных;
– необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.
Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.
Александр Антипов, директор по развитию бизнеса СМБ компании SAP в странах СНГ и Балтии (Москва)
Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, – способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:
– автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
– автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
– на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
– оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.
Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками – менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.
Наталья Тимофеева
У нас в компании используется собственное программное обеспечение, которое охватывает все отделы предприятия, в том числе в нем есть модуль учета и контроля дебиторской задолженности. В системе предусмотрена программа предупреждения о превышении лимитов и сроков исполнения обязательств.
Контроль дебиторской и кредиторской задолженностей
Контроль задолженности заключается в установлении разного рода лимитов и нормативов, расчете и создании резервов по сомнительным долгам, работе с просроченной задолженностью и иных мероприятиях контрольного характера. В целях снижения рисков рекомендуется утвердить следующие лимиты: максимальный срок отсрочки, максимальная сумма задолженности в отношении одного дебитора (кредитора), максимальная совокупная сумма дебиторской (кредиторской) задолженности. В качестве базового показателя, по отношению к которому разрабатываются нормативы, можно принять размер чистых активов, например, установить, что лимит задолженности в отношении одного кредитора (дебитора) составляет 5% величины чистых активов.
К сведению: доля просроченной кредиторской и дебиторской задолженности по расходам определяет качество финансового менеджмента.
В особом контроле нуждаются просроченные долги. Как отмечалось выше, «просрочка» отражается в форме 0503769. Кроме этого, в соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.12.2017 № 264н доля просроченной кредиторской задолженности и дебиторской задолженности по расходам входит в число показателей, определяющих качество финансового менеджмента.
Суть и отличия дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность – совокупность долгов, которые должны вернуть интернет-магазину его контрагенты: клиенты и партнеры. Зачастую это средства за реализованные продукты/услуги, еще не поступившие от покупателей. Они являются одной из составляющих оборотного капитала компании.
Задолженность возникает:
- по контрактам с отсрочкой платежей (когда товар продается в кредит физическим лицам, отправляется заказчику без предоплаты или реализуется оптовая партия какой-либо организации со сроком выплат в 1-3 и более месяцев);
- при выявлении недостач;
- при нанесении ущерба в результате мошенничества, необоснованных затрат;
- при задержках возврата подотчетных денежных средств на кассу персоналом.
Дебиторку классифицируют по множеству различных критериев:
- По срокам – краткосрочная и долгосрочная.
- По надежности должника – сомнительная и безопасная.
- По просроченности – плановая и просроченная.
- По продолжительности просрочки – до 90 дней, от 3-х месяцев до года, со сроком непогашения от 1 до 3-х лет и безнадежные (не выплачиваются дольше 3-х лет).
В самой общей классификации дебиторка делится на нормальную и просроченную. К нормальной относятся долги за:
- отгруженный товар;
- выполненные работы;
- оказанные услуги.
Как управлять кредиторской задолженностью
Здесь работают те же принципы, что и с дебиторкой.
Вы можете спланировать уровень кредиторки по доле в плановой выручке или объеме закупок. Когда заключаете договоры, старайтесь выторговать наиболее выгодные условия. Если покупаете что-то — добивайтесь максимальной отсрочки платежа без увеличения цены. Если наоборот, продаёте — берите предоплату без снижения расценок.
Но не допускайте просрочек, чтобы не пришлось судиться с поставщиками или платить штрафы. Если возникли трудности с оплатой, не откладывайте решение до последнего дня, заранее полюбовно договоритесь с клиентом об отсрочке платежа или поставки. Если все-таки дойдет до суда, переписка с контрагентом поможет доказать, что вы не уклонялись от диалога и хотели урегулировать ситуацию. Это поможет снизить хотя бы размер штрафа.
Если ваш кредитор не потребовал свои деньги в течение срока исковой давности (три года), или был ликвидирован, долг перед ним можно списать. Сумма списанного долга будет считаться вашим доходом.
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности на примере
Давайте применим теорию на практике. Воспользуемся финансовой отчетностью ПАО «Синарский трубный завод» (ПАО «СинТЗ») за 2019 год. Пройдемся по всем четырем этапам. В таблице 3 смотрите расчеты для первого.
Таблица 3. Анализ структуры ДЗ и КЗ
|
Показатель, % |
31.12.2017 |
31.12.2018 |
31.12.2019 |
Темп роста, % |
|
|
2017-2018 |
2018-2019 |
||||
|
Для дебиторской задолженности доля: |
|||||
|
– в активе |
43,25 |
38,90 |
10,71 |
89,96 |
27,54 |
|
– долгосрочной |
0,00 |
0,04 |
2,61 |
× |
6 162,51 |
|
– просроченной |
0,01 |
0,01 |
0,24 |
147,79 |
2 222,18 |
|
– обеспеченной |
× |
× |
× |
× |
× |
|
– безнадежной |
0,17 |
0,00 |
0,05 |
0,00 |
× |
|
Для кредиторской задолженности доля: |
|||||
|
– в пассиве |
35,45 |
46,72 |
43,66 |
131,77 |
93,45 |
|
– долгосрочной |
0,48 |
0,19 |
0,00 |
38,85 |
0,00 |
|
– просроченной |
1,64 |
2,07 |
4,82 |
126,71 |
232,51 |
|
– обеспеченной |
× |
× |
× |
× |
× |
Что такое дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность или дебиторка — это замороженные средства компании за выполненные, но ещё не оплаченные клиентами заказы или оказанные услуги. Часто дебиторская задолженность появляется, когда компания работает с контрагентами по договору отсрочки платежа.
Пример. Валентин продаёт одежду крупными партиями. Один из клиентов совершает закупку на 200 тысяч руб. на условиях отсрочки платежа: платит не сразу, а через месяц. До момента оплаты в отчетной документации эти 200 тысяч будут числиться как дебиторская задолженность.
Дебиторская задолженность включает долги не только клиентов, но ещё и государства и персонала самой компании. Например, сумма переплаты налогов, неоплаченные товары по государственному тендеру. А в случае персонала — переплата заработной платы.
Как уменьшить дебиторскую задолженность
Дебиторскую задолженность можно обеспечить или продать. Продавать не очень выгодно, потому что обычно она продаётся гораздо ниже суммы задолженности. Первый вариант является более грамотным с точки зрения управления.
- Как обеспечить дебиторскую задолженность. Делается это на этапе заключения договора.
- Найдите поручителя — третье лицо со стороны дебитора, которое будет обязано выплатить задолженность, если дебитор не сможет сам вернуть вам деньги.
- Оформите залог — дебитор может предложить для этого своё имущество, чтобы обеспечить долг. Если дебитор не вернёт его, то вы сможете продать заложенное им имущество и вернуть таким образом деньги.
- Как продать дебиторскую задолженность. Сделать это можно с помощью цессии, факторинга или векселя.
- Цессия — это договор, по которому вы передаёте задолженность вашего контрагента другой компании. То есть перестаёте быть его кредитором.
- Факторинг — это услуга, по которой вы передаёте задолженность контрагента факторинговой компании. Она выплачивает вам долг, а вы за это платите процент. Должник же будет возвращать деньги уже не вам, а факторинговой компании.
- Вексель — это ценная бумага, по которой вы имеете право требовать с должника возврата суммы долга в определённый срок. Обычно такую бумагу делает должник, как бы подтверждая своё намерение оплаты. Вексель можно продать другой компании.
С чего начать выстраивание эффективной системы работы с «дебиторкой»
Если ваш товар или услуга для клиента не уникальны или не так уж привлекательны (по качеству или цене), если ваши основные клиенты являются «диктаторами» (торговые розничные сети, крупные дистрибуторы, холдинги, государственные компании с жесткими тендерными условиями), то кроме постановки системы управления «дебиторкой», вам нужно найти индивидуальный подход к должникам.
Цели две:
- Найти способ получать свои деньги первым, среди всех остальных кредиторов. Для этого можно наладить доверительные личные отношения или предложить дополнительные выгоды в обмен на своевременную оплату (например, бесплатную доставку, поставку мелкими партиями и проч.).
- Найти схемы взаимозачетов. Особенно актуально для работы с госпредприятиями. Можно, например, вместо долга брать их продукцию и продавать ее.
Также нужно проанализировать текущие финансовые показатели сделки с должниками. В первую очередь – обратить внимание на рентабельность работы, прибыль с учетом скидок и т.д. Из-за просрочки платежей и скидок, сделки с «диктаторами» часто бывают убыточными. От таких контрактов лучше отказаться.
Разработка и применение кредитной политики
Цель создания кредитной политики – обеспечить компанию надежными и экономически эффективными процедурами, которые позволяют:
- Оптимизировать производительность продаж (баланс между отгрузками с отсрочкой и рисками невозврата)
- Управлять уровнем риска, т.е. свести к минимуму «плохие» долги
- Повысить производительность сбора долгов, увеличив тем самым оборотный капитал
- Создать клиентский сервис и систему управления взаимоотношениями с клиентами
Кредитная политика должна учитывать все этапы и аспекты работы с клиентом – от заказа до оплаты («order-to-cash»), а также целый комплекс факторов:
- Изучение местных и международных рыночных условий. Чтобы знать контекст рынка.
- Определение условий отсрочки и ее сроков. Они являются конкурентным преимуществом.
- Определение уровня полномочий, делегирования и разделения обязанностей по управлению всем циклом – от заказа до оплаты.
- Создание и мониторинг кредитных лимитов, с обязательным различием для новых и существующих клиентов. У новичка, например, может быть: 1. Условие совершить первую сделку по предоплате. 2. Лимиты долга будут небольшими и увеличиваются по мере развития отношений и соблюдения дисциплины платежей.
- Изучение лучших практик управления дебиторской задолженностью, доработка существующих регламентов и процедур (с учетом изменений рынка, стратегии и других факторов).
- Сегментирование клиентов по группам или установление рейтингов для них. Рейтинговую систему каждая компания разрабатывает самостоятельно, а присваивается он в зависимости от баллов по скоринг-анализу, где учитывается: информация, полученная на преддоговорной стадии, объемы продаж, платежная дисциплина в прошлом и т.д.
- Настройка взаимодействия между подразделениями, участвующими в сквозном процессе (о нем я говорила выше).
- Обучение и развитие сотрудников (навыки эффективных переговоров с должниками, знание процесса управления, развитие способности предвидеть риски, используя имеющуюся о клиенте информацию).
- Страхование торговых сделок, продажа долгов факторам.
Как разрабатывать модель скоринг-анализа потенциальных клиентов
В ней учитываются ключевые показатели финансовой деятельности контрагента. Информация берется из баланса, отчета о прибылях и убытках, пояснительной записки клиента.
Контрагент может отказаться дать эти данные. Но нужно строить отношения так, чтобы он понимал: «нет документов – нет товарного кредита». Банки так и работают.
Также могут учитываться:
- Размер допустимого долга (или размер оплаты сделки собственными деньгами клиента)
- Процентная ставка финансирования товарного кредита
- Срок отсрочки/рассрочки платежа
- Наличие ликвидного залога и другое
Для каждого показателя системы скоринга устанавливается свой диапазон баллов. По сумме набранных итоговых баллов определяется уровень риска клиента (иными словами, его кредитный рейтинг). У каждого бизнеса эти показатели будут своими.
В следующей статье речь пойдет о том, как работать с уже возникшей задолженностью.