Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Управленческий учет: определение, цели и пользователи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Руководство самостоятельно решает, кто будет заниматься УУ. Вариантов несколько: сам руководитель, бухгалтер или финансовый директор. В каждом случае есть свои нюансы. Например, руководителю стоит заниматься УУ, если компания небольшая — иначе ему будет сложно совмещать столько обязанностей. То же самое касается бухгалтера — если у него много работы с отчётностью, налогами, кадрами и прочим, к концу периода у него может не остаться сил на управленческий учёт.
Что дает управленческий учет
Грамотно построенный управленческий учет:
-
способствует успешной деятельности предприятий;
-
обеспечивает высокие темпы их стратегического развития;
-
позволяет менеджменту оперативно получать необходимую учетную и аналитическую информацию;
-
обеспечивает организацию конкурентными преимуществами посредством управления затратами, коммерческой деятельностью и организации общего управления;
-
структурирует разные виды и направления деятельности предприятия;
-
обеспечивает оценку вклада в итоговый результат различных структурных подразделений.
Внедрение управленческого учета на предприятии
При разработке управленческого учета в компании, вы должны создать надежную систему, в которую оперативно поступают, затем правильно обрабатываются и интерпретируются данные.
Этапы постановки управленческого учета могут быть различными в зависимости от сферы деятельности и потребностей той или иной организации. Среди общих этапов можно выделить следующие:
- Определение финансовой структуры компании
- Определение целей управленческого учета
- Формирование классификаторов управленческого учета
- Анализ текущих бизнес-процессов и методов учета затрат
- Разработка плана счетов управленческого учета
- Автоматизация. Вы можете построить управленческий учет в Excel или использовать готовый сервис автоматизации управленческого учета
- Разработка формата управленческой отчетности
- Разработка регламентов ведения управленческого учета
Показатели, регулируемые в рамках УУ
Под регулирование в работе с управленческим учётом попадают:
- прибыль и убытки;
- финансовые потоки;
- дебиторская и кредиторская задолженность;
- товарно-материальные ценности;
- штат сотрудников;
- направления развития и проекты компании.
Постановка системы управленческого учёта
При разработке системы управленческого учёта необходимо сформировать быструю обработку сведений, необходимых для принятия решений. Порядок будет надёжным, если данные:
- поступают оперативно и своевременно;
- грамотно обрабатываются;
- корректно интерпретируются.
Основные принципы управленческого учета
Выше мы говорили, что методику управленческого учета каждая организация разрабатывает самостоятельно. Но, чтобы в итоге получить полноценную и достоверную информацию, нужно придерживаться нескольких базовых принципов.
Непрерывность. Учет необходимо вести без перерывов с момента регистрации и до ликвидации бизнеса. Точнее — управленческий учет следует начинать еще до создания компании. Ведь планирование — это часть управленческого учета, а первый бизнес-план нужно составить, когда открытие дела только предполагается.
Полнота. В учете должна быть информация обо всех без исключения хозяйственных операциях: продажи, закупки, поступления и выплаты, начисление зарплаты, списание затрат и т.п.
Учет по начислению и по оплате. Необходимо формировать два вида управленческих отчетов: по начислению и по оплате. Метод начисления — это признание доходов и расходов в тех периодах, к которым они относятся, на основании документов на отгрузку, списание и т.п. При учете по оплате доходы и расходы признаются при поступлении или перечислении денег.
Например, торговая компания в мае 2023 года отгрузила партию товара на сумму 100 тыс. руб. Оплату за товар покупатель в полном объеме перечислил в июне. В этом случае в мае следует признать выручку в 100 тыс. руб. по начислению, а в июне — 100 тыс. руб. по оплате.
Если вести управленческий учет только по начислению, то компания может столкнуться с дефицитом денег, даже при работе с прибылью. Если же учитывать доходы и расходы только по оплате, то нельзя будет контролировать рентабельность бизнеса.
Ниже приведены фрагменты разных отчетов одной и той же компании: о финансовых результатах, составленного по начислению и о движении денежных средств, рассчитанного по оплате. Суммы во втором отчете больше, потому что включают в себя НДС.
В отличие от системы подготовки информации для бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности, ориентированной на внешних пользователей, система управленческого учета и анализа ориентирована на внутренних пользователей в лице высшего руководства организации, а также руководителей и ответственных исполнителей ее подразделений.
В соответствии с этим формирование системы управленческого учета в организации должно отвечать специфическим требованиям руководства, осуществляющего функции планирования, контроля и принятия стратегических, тактических и оперативных решений.
Пользователями информации, генерируемой в рамках системы управленческого учета в организации, являются:
1) высшее руководство — формирует стратегические цели управления организацией. Получает интегрированные управленческие отчеты о достижении поставленных целей, отражающие фактические результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе ключевых структурных подразделений за прошедший период либо на конкретный момент времени; анализ внешних и внутренних факторов, влияющих на результаты выполнения долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности на предстоящий период;
2) руководство структурных подразделений всех уровней — формирует оперативную стратегию реализации долгосрочных целей развития организации, и в соответствии с этим получает управленческие отчеты, включающие в себя значения ключевых показателей деятельности подразделений на конкретный момент времени, и результаты их аналитической обработки; информацию планового и прогнозного характера, а также информацию о смежных подразделениях и контрагентах;
3) специалисты структурных подразделений, отвечающих за формирование и реализацию долгосрочных целей развития компании. В пределах своей компетенции получают информацию о деятельности компании, ее подразделений, прогнозы внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на результаты деятельности организации.
В организациях, использующих в своей деятельности те или иные компоненты системы управленческого учета, различные функции ведения управленческого учета и обеспечения руководства соответствующей управленческой отчетностью, могут возлагаться на экономистов, работающих в любом ее структурном подразделении: аналитическом, планово-экономическом, финансовом, бухгалтерии, подразделениях стратегического планирования, функциональных структурных подразделениях.
Это один из разделов управленческого учета и отчетности в компании, который охватывает все направления деятельности. С его помощью удается систематизировать процесс, распланировать траты и доходы, конкретизировать показатели по всем сферам и подразделениям.
Вся организация заключается в оформлении центров ответственности, распределении функционала и полномочий, выявления отдельных видов с максимумом деталей и возможностью формирования разновидностей планов.
С таким подходом становится возможным:
- достичь запланированных целей;
- разобраться в затратах и сократить те, что возможно;
- пользоваться имеющимися ресурсами рационально;
- распределять деньги фирмы оптимально и вдумчиво;
- повышать результаты хозяйственного функционала в общем.
Давайте рассмотрим примерную схему бюджетирования.
Виды систем отчетности управленческого учета
Задача всех разновидностей в устранении неопределенности и выделении четких мероприятий для развития компании. Поэтому автоматизация представляется как комплекс связанных показателей с большим набором характеристик. Все они требуются, чтобы дальнейшие решения были объективными и стоящими.
Основных подвидов 3:
- баланс — помогает разобраться, соотносятся ли затраты и доходность;
- отчет о движении денежных средств — легче понять, куда тратится большая часть денег;
- отчетность о прибыли фирмы и ее убытках — чтобы разобраться, сколько добывает предприятие, а в каких направлениях деятельности у него сплошные минусы.
В чем похожи и чем отличаются финансовая и управленческая отчетность
Первый — рекомендован для использования всеми фирмами на территории РФ, которые функционируют легально. Его задача — предоставлять сведения внешним пользователям, например, в ФНС. Цель — формирование и демонстрация объективных данных, которые помогут принимать эффективные решения для оптимизации. Это база для анализа, основной предмет коммерческой тайны.
Обязательные отчеты нужны для показа инвесторам и кредиторам, а также всем лицам, которые заинтересованы во вложении капитала. Управленческий учет нужен для внутреннего корректного менеджмента. Он помогает разобраться в текущем состоянии, оперативно решать, что требуется, чтобы организация активно развивалась. С его помощью руководство своевременно реагирует на перемены во внешней ситуации и корректирует мероприятия, чтобы удалось достигнуть стратегических целей.
Формат финансового отчета стандартизирован и одинаков для всех компаний. Отчетность же разнообразна и утверждается каждой фирмой отдельно, в соответствии со своими требованиями. После того как они будут унифицированы, то оформление будет всегда одинаковым для каждого структурного подразделения.
Доступный управленческий учёт для небольших компаний
Несмотря на сложность процессов, управленческий учёт часто приходит на помощь среднему и даже малому бизнесу, как способ структурировать все финансовые показатели для наиболее точного принятия решений.
- Для каждого ЦФО (центр финансовой ответственности) формируются операционные и финансовые бюджеты индивидуально. Генеральным планом выступает сводный бюджет.
- Первичны операционные бюджеты, чьи показатели сводятся в общий бюджет доходов и расходов, который также известен как «Бюджет прибылей и убытков». На базе бюджета прибылей и убытков подготавливают прогнозный баланс, бюджет движения денежных средств и бюджет капитала.
- Выстраивается сквозное бюджетирование.
- В сводный бюджет учитывают все связанные между собой планы компании.
Финансовая структура компании
Внедряя управленческий учет, важно распределить все денежные средства между структурными подразделениями, которые будут отвечать за их движение. Эти подразделения называют центрами финансовой ответственности (ЦФО). Каждый центр (см. схему) имеет свой бюджет, а его менеджеры – возможность самостоятельно принимать решения в рамках бюджета. Такая децентрализация управления финансами повышает оперативность работы отдельных подразделений и компании в целом. И кроме того, это помогает добиться “прозрачности” бизнеса: руководителям предприятия становится легче контролировать его отдельные участки и видеть все источники возникновения доходов и расходов.
Для каждого ЦФО определяется свой плановый бюджет доходов и расходов. А затем оценивается эффективность их работы путем сравнения плановых и фактических показателей.
Почему разделение компании на ЦФО хорошо работает на практике? Во-первых, линейные менеджеры имеют больше информации о положении дел в своем подразделении и поэтому способны принимать более адекватные “сиюминутные” решения, чем руководитель компании. Во-вторых, у сотрудников повышается заинтересованность в результатах своего труда, они становятся более инициативными. Но самое главное, что топ-менеджмент освобождается от необходимости ежедневно решать мелкие вопросы и может сосредоточиться на стратегических задачах.
Впрочем, у децентрализации управления есть и недостатки. Например, руководитель подразделения может принять решение, которое соответствует целям его ЦФО, но не учитывает цели всего пред-приятия. Кроме того, линейные менеджеры могут невнимательно относиться к деятельности других подразделений и даже тормозить их работу.
Как устранить эти недостатки? Для этого в компании должна быть создана сбалансированная система показателей. Необходимо в цифрах описать общие стратегические цели, которые перед ней стоят (например, увеличить за год продажи в два раза) и составить план действий по достижению заданных ориентиров, которым будут руководствоваться все подразделения.
Вести бизнес вслепую невозможно. Важно знать, какая продукция лучше расходится, во сколько обходится ее выпуск, какой доход приносит ее продажа. Эту информацию фиксируют все фирмы без исключения. Одни – в обычных школьных тетрадях, другие – в таблицах на базе компьютерной программы типа Excel. Третьи идут дальше и внедряют системы управленческого учета, позволяющие автоматизировать сбор данных и в любой момент получить целостную картину деятельности предприятия в цифрах. Каким должен быть учет “по всем правилам” и с чего начинать его построение?
При управленческом учете формируется несколько видов отчетов, которые могут отображаться в одном документе. Основные направления:
- Движение денежных средств. Оценивеается по факту поступления средств, отображается в виде прибыли / затрат В наличной и безналичной форме. Оценка проводится по трем направлениям деятельности: операционной, инвестиционной и финансовой.
- Прибыль / убытки. Заполняется по факту отгрузки, а не проведения платежей. Поступления учитываются при заполнении закрывающей документации, а затраты по факту списания. В учет не берутся факты, когда средства пришли в компанию и были потрачены. При оценке прибыли учитывается маржинальный, операционный и чистый доход.
- Управление. Составляется с учетом базового бухгалтерского баланса, который составляется компанией. Дает информацию о доходе предприятия: наличные в кассе, деньги в товарах, дебиторские долги.