Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошивать документы в 3 дырки схема в см». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.
Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:
- Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
- В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
- В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
- Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.
Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.
Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.
Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Шаг 4: Отметка мест для отверстий
После того, как вы разметили все листы документов, необходимо провести отметку мест для отверстий. Для этого вам понадобятся специальные инструменты: круглая линейка и специальный штамп для отверстий.
Перед началом отметки мест для отверстий рекомендуется проверить правильность разметки страниц и убедиться, что все листы имеют одинаковое количество строк. Если есть расхождения, исправьте их перед проведением отметки.
Вначале определите необходимое количество отверстий для прошивки документов. Обычно требуется три отверстия, но в зависимости от ваших требований и стандартов, это число может быть другим.
Затем с помощью штампа для отверстий укажите места, где будут находиться отверстия на каждом листе документа. Штамп имеет специальные зубцы, которые прокалывают бумагу, создавая отверстия.
Старайтесь делать отметки на одинаковом расстоянии от краев листа, чтобы прошивка была ровной и удобной для чтения. Можно использовать круглую линейку для более точной отметки.
После завершения отметки мест для отверстий, прошлите каждый лист документа через специальный отверстовдавитель или отверстийствол. Это позволит сделать отверстия одинакового диаметра и обеспечит качественное и прочное крепление документов.
Шаг 7: Проверка качества прошивки и финишные штрихи
После того, как вы прошили все документы по новым стандартам, необходимо провести проверку качества прошивки. Для этого важно убедиться, что все страницы документов прочно скреплены и не смещаются.
Сначала осмотрите каждую страницу документа, чтобы убедиться, что не осталось каких-либо повреждений или неровностей в краях страниц. Если вы заметите какие-либо дефекты, исправьте их перед подведением финишных штрихов.
Далее, проверьте строгость и равномерность прижима страниц к обложке. Если страницы слишком свободно лежат или наоборот, сильно сжаты, прошивка не считается качественной.
Один из важных аспектов проверки качества — это правильное выравнивание страниц. Убедитесь, что все страницы документов выровнены по краям с учетом отступов и вложений. Если вы заметите неравномерности, аккуратно подправьте их.
После успешной проверки качества прошивки можно переходить к финишным штрихам. Это включает в себя нанесение специальных печатей, подписей и печатей на первой и последней страницах документов, а также на обложке. Эти детали придадут вашим документам законченный и профессиональный вид.
Не забывайте о том, что качественное прошивание документов — это важный этап работы, который требует внимания и тщательности. Следуйте инструкции и не торопитесь, чтобы достичь наилучшего результата.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:
- Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
- Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
- Ножницы и клей.
- Дырокол.
- Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.
Прочность и надежность прошивки документов
Прошивка документов нитками — это надежный и проверенный способ укрепления их структуры. Важным аспектом процесса является прочность такой прошивки, обеспечивающая сохранность документов в течение длительного времени.
Одним из ключевых факторов, влияющих на прочность прошивки, является количество дырок, через которые проходят нитки. Зависит от количества дырок и промежутка между ними прочность всей конструкции. Важно учесть, что чем больше дырок, тем более надежной будет прошивка.
Выбор правильного инструмента для прошивки также имеет значение. Это может быть специальный инструмент с ручкой и колышками, которые облегчают задачу прошивки документов. Такой инструмент обеспечивает ровные и аккуратные отверстия, что повышает прочность прошивки.
Регламент и требования к прошивке документов также влияют на ее прочность. Важно следовать рекомендациям и правилам процесса прошивки, чтобы избежать деформации и повреждения документов. Например, регламент может предусматривать равное расстояние между дырками и использование специальной нитки определенной прочности.
Для улучшения прочности и надежности прошивки документов также можно использовать дополнительные элементы. Например, плоские металлические скобы или клеевые полосы, которые дополняют ниточную прошивку и повышают уровень защиты документов.
- В итоге, прочность и надежность прошивки документов напрямую зависит от:
- Количества дырок и промежутка между ними;
- Выбора правильного инструмента для прошивки;
- Соблюдения регламента и требований;
- Использования дополнительных элементов — скоб или клеевых полос.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Когда это нужно делать
Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.
Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.
Когда вся папка уже прошита, заменить один, отдельный лист из документа невозможно, любая попытка приведет к нарушению целостности печати. Данная мера помогает защититься от возможных подделок.
В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив.
Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:
- Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
- Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
- Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
- Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
- Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.
Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:
- наименование документа;
- дату составления описи;
- небольшую аннотацию;
- опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
- количество листов прописью и цифрами;
- подпись делопроизводителя.
Составление документа будет поэтапное:
- Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
- Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
- Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.
Как оформить опломбирование. образец опломбировки
Как уже говорилось выше, ответить на вопрос, как опломбировать книгу учета трудовых книжек, можно на основании подп. 4 п. 41 правил ведения и хранения трудовых книжек. Она должна быть скреплена одним из способов:
- сургучной печатью;
- пломбой.
На практике скрепление сургучной печатью используется мало, поскольку при этом может возникнуть ряд проблем:
- Необходимо изготовление специальной печати, чаще всего латунной.
- Необходимо приобретение сургуча и его растопка.
- Непрочность печати. Сургуч имеет свойство со временем разрушаться.
- Листы, расположенные под самой печатью, будут иметь неровную поверхность, что может привести к неаккуратности при заполнении журнала.
Чаще всего используется опломбирование бумажной пломбой с использованием заверительной надписи руководства. Но этот способ тоже неверный, так как пломба должна соответствовать параметрам согласно ГОСТ 31282-2004.
Самым удобным способом пломбирования будет использование пленочной пломбы. На поверхности такого носителя нанесены уникальные знаки, при желании заказчика возможно нанесение соответствующих логотипов и пр. При попытке отклеить такую пломбу на ней появится соответствующая запись, которая будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии.
Посмотреть образец опломбировки можно тут: Образец опломбировки книги учета движения трудовых книжек.
Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:
- приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2022 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
- приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
- инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.
Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.